共好管理顧問股份有限公司

第  四  篇
從品質訴求三談專案管理 
常昭鳴  賴優莉 

本專欄曾兩度「從品質訴求談專案管理」，似乎仍有意猶未盡之感，尤其最近除對相關專案管理之文獻多所瀏覽外，亦常與朋友就實務上多所探討，益發感受到ＴＱＣ之理念與架構在專案管理中的應用是非常契合的。前兩文談到目標設定、工作計畫展延、以至於工作計畫執行中之管控技巧與方法，如果從管控的角度來看，專案管理的成功與否，在於計劃與執行兩部份，計劃部份包括確定什麼是該做的事，以及怎麼把資源組合起來去執行這個計畫。而執行部份其實只包括以下三項任務：

一、 了解什麼是已經完成的事。
二、 了解什麼是未完成的事。
三、 依據設定的目標，應採取什麼應變措施來讓未完成的事準時完成。

    以上三項，其實就是專案管控的精髓了。本文的目的就在於連續前兩文之後，就專案執行部份，如何應用ＴＱＣ的管理架構來探討專案執行的注意事項，並就「從ＴＱＣ談專案管理」主題作一個總結。

    一般來說，談到計畫的執行不外兩件事，一是方法，另一則是工具。這兩項在前文中業已談過，現在來談談管理。ＴＱＣ對管理的看法，不談管理理論，只談實務運作上的應用技巧。戴明博士特別針對管理實務，提出了管理循環的管理運作模式（如下圖所示）。

戴明管理循環中，將專案管理實務分為ＰＤＣＡ四大區塊，並進一步將Ｐ（計畫）定為確立目標與方針，再依據既定的目標與方針展延成工作計畫，更重要的是就工作計畫中各項工作項目制訂或確立管制點。所謂管制點其實就是績效指標，一旦從目標與方針找出工作計畫後，當然此項計畫就應逐項付諸實施，也就是進入執行的階段了，管控自然就有其必要性。管控的標準依據當然要在計劃階段就應加以確立，此一管控標準就是來自於管制點，也就是所謂的績效指標。

    戴明管理循環中，執行計畫而付諸實施的ＤＯ（做），特別重視的是教育訓練。一般管理階層誤認為訓練是一項單獨的管理事項，而訓練本身也看不出實際有形的產出而忽略其重要性，常常是為訓練而訓練，這樣的心態是錯誤的。教育訓練效果是長期累積產生的，也許一時看不出立即效果，但由於長期推展，其累積成效十分驚人。所以在戴明循環中，把教育訓練並列於工作計畫實施與執行的過程中，就是這個道理。
    戴明管理循環，其精髓所在應該是查檢的階段了。所謂「查檢」分為三部份：尋找真因、確立對策及對策成效確認。此階段的重點在於根據工作計畫執行中，針對工作進展情況，依據績效指標做比較，其達成的結果與原訂目標是否一致。如有差異，就要找出造成差異之真正原因。此項分析與比較，當然就要應用到管控工具與方法了。在品質管理中，相關統計與分析手法是在查檢階段不可或缺的工具，此亦與本專欄前文所強調的所謂品管工具的運用有其關連。

    　　從專案管理的定義與特性來看，所謂專案管理係藉由計劃、組織、指導、控制和運用有限資源，在一定的時間完成一項指定任務。同時，專案管理有一個起點和終點，兩點之間有若干里程碑，每個里程碑都該有預定的時刻表和應該完成的任務，而專案小組成員各有不同的角色扮演。從以上這一段敘述，戴明管理循環可以十分貼切的用在專案管理上，特別是查檢專案管理中管控的結構性及系統性有極為具體的實用價值。